Omavalvontasuunnitelma

1. PALVELUNTUOTTAJAA, PALVELUYKSIKKÖÄ JA TOIMINTAA KOSKEVAT TIEDOT

1.1 PALVELUNTUOTTAJAN JA PALVELUYKSIKÖN PERUSTIEDOT

Yrityksen virallinen nimi: Psykologipalvelu Mielenlaulu
Palveluntuottajan nimi: Hilla Väyrynen, psykologi, laillistettu terveydenhoidon ammattihenkilö
Y-tunnus: 3564718-9
Puhelinnumero: 0505117648
Sähköposti: info@mielenlaulu.fi
Osoite: Hallinnollinen osoite rekisteröity palveluntuottajan kotiosoitteeseen eikä sitä siksi julkaista. Osoite annetaan laillista tietopyyntöä varten.

Palveluyksikkö: Psykologipalvelu Mielenlaulu
Vastuuhenkilö: Hilla Väyrynen

Palvelupisteet: 

• etävastaanottotilat (yrityksen rekisteröity osoite)

• kotikäynneillä ja konsultaatiopalveluissa asiakkaan koti tai toimipiste

• luontoavusteisissa tapaamisissa ennalta sovitut luontoalueet Akaan Toijalassa
  

1.2 PALVELUT, TOIMINTA-AJATUS JA TOIMINTAPERIAATTEET

Psykologipalvelu Mielenlaulu tarjoaa psykologipalveluja aikuisille. Palveluihin kuuluvat psykologin vastaanotto, lyhytinterventiot sekä psykologiset tutkimukset. Lisäksi tarjotaan konsultaatiopalveluja sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisille sekä asiantuntijapalveluja muiden alojen organisaatioille ja yksityishenkilöille.

Toiminta perustuu näyttöön perustuviin menetelmiin, yksilölähtöisyyteen, luottamuksellisuuteen ja ammattieettisyyteen. Yrittäjä on sitoutunut jatkuvaan ammatilliseen kehittymiseen.

Palvelut toteutetaan asiakkaan tarpeiden mukaan etävastaanottoina, kotikäynteinä ja luontoavusteisina tapaamisina. Etävastaanotot tarjotaan valtakunnallisesti tietoturvallisen videoyhteyden välityksellä. Luonto- ja kotikäyntitoiminta painottuu Pirkanmaan ja Kanta-Hämeen alueille. Konsultaatiopalveluja voidaan toteuttaa sekä etänä maailmanlaajuisesti että asiakkaan toimipaikassa pääasiassa Pirkanmaan ja Kanta-Hämeen alueilla.

2. ASIAKAS- JA POTILASTURVALLISUUS

2.1 PALVELUIDEN LAADULLISET EDELLYTYKSET

Hilla Väyrynen on laillistettu psykologi. Psykologian maisteritutkinnon lisäksi hän ylläpitää ja päivittää osaamistaan säännöllisellä kouluttautumisella, seuraamalla ammattikirjallisuutta sekä akateemista tutkimusta ja osallistumalla työnohjaukseen. Asiakkailta kerätään säännöllisesti palautetta, jota käytetään toiminnan kehittämisessä.

2.2 VASTUU PALVELUIDEN LAADUSTA

Palveluntuottaja vastaa siitä, että kaikki palvelut täyttävät niille säädetyt vaatimukset ja että ne toteutetaan laadukkaasti ja turvallisesti.

2.3 ASIAKKAAN JA POTILAAN ASEMA JA OIKEUDET 

Jokaisella on oikeus tulla kohdelluksi ja kohdatuksi aina asianmukaisesti asiakkaiden taustasta tai vammasta riippumatta. Jokaisella on oikeus laadultaan hyvään terveyden- tai sairaanhoitoon. Jokaisen hoito on järjestettävä ja häntä on kohdeltava siten, ettei hänen ihmisarvoaan loukata sekä siten, että hänen vakaumustaan ja hänen kulttuurinsa on mahdollisuuksien mukaan otettava hänen hoidossaan ja kohtelussaan huomioon. Näistä oikeuksista säädetään tarkemmin laissa potilaan asemasta ja oikeuksista (potilaslaki 785/1992). 

Asiakkaiden oikeuksien toteutumisessa noudatetaan potilaan asemasta ja oikeuksista annettua lakia, erityisesti lain 5 §:ää, jonka mukaan asiakkaalla on oikeus saada tietoa erilaista hoito- ja jatkohoitovaihtoehdoista kuten asiakkaan valinnanvapauteen tai julkisesti järjestetyn hoidon suorahankintoihin liittyvistä kysymyksistä, sekä erityisesti potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 6 §:n eli potilaan itsemääräämisoikeuteen liittyvissä kysymyksissä. Viitatun 6 §:n nojalla potilaalla on oikeus tulla hoidetuksi yhteisymmärryksessä hänen kanssaan. Jos potilas kieltäytyy jostain tietystä hoitotoimenpiteestä, on potilasta hoidettava muulla lääketieteellisesti hyväksyttävällä tavalla. 

Mikäli asiakas tulee epäasiallisesti kohdelluksi, voi asiakas olla suoraan puhelimitse yhteydessä tai kirjeitse yhteydessä kohdassa 1 mainittuun yrittäjään epäasiallisen kohtelun oikaisemiseksi. Yrittäjä kirjaa asiakkaalta saadun ilmoituksen muistutuksena ja varmistaa ilmoituksessa kerrottujen epäkohtien poistumisen. Potilaalla on myös oikeus saada alueen potilasvastaavalta lisätietoja potilaan oikeuksista.

Terveydenhuollon asiakkailla on oikeus tehdä muistutus saamastaan hoidosta potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) 3. luvun mukaisesti. Palveluntuottaja käsittelee muistutuksen kohtuullisessa ajassa ja antaa siitä perustellun kirjallisen vastauksen. Muistutuksen tekeminen ei estä asiakasta kääntymästä Valviran tai aluehallintoviraston puoleen. Myös potilaan läheisellä on oikeus tehdä muistutus jos potilas ei itse siihen kykene. Muistutuksesta ja sen perusteella tehdyistä hoitoon liittyvistä ratkaisuista tehdään merkintä potilasasiakirjoihin. Muistutukset ja niiden perusteella tehdyt toiminnanoikaisuun liittyvät toimet käsitellään soveltuvin osin asiakkaan kanssa ja oikaisujen pohjalta tehdään tarpeelliset muutokset yrityksen toimintaprosesseihin tai tähän omavalvontasuunnitelmaan.

Potilasasiavastaavalta saa neuvoja ja ohjeita potilaan oikeuksiin ja asemaan liittyvissä asioissa. Potilasasiavastaava neuvoo mm. muistutuksen, kantelun tai potilasvahinkoilmoituksen tekemisessä sekä tiedottaa potilaan oikeuksista. Potilasasiavastaava toimii puolueettomasti. Hän ei kuitenkaan tee päätöksiä eikä voi muuttaa niitä. Pirkanmaan hyvinvointialueen potilasasiavastaavan yhteystiedot: puhelin 040 190 9346 (ma–to klo 9–11); postiosoite Hatanpäänkatu 3, 33900 Tampere; sähköposti potilasasiavastaava@pirha.fi (vain yleistä neuvontaa). Tietoturvallista asiointia varten suositellaan Suomi.fi-viestipalvelua, jossa vastaanottajaksi valitaan "Pirkanmaan hyvinvointialue – potilasasiavastaava".

Asiakkaiden itsemäärämisoikeutta kunnoitetaan täysmääräisesti. Palveluissa ei käytetä rajaustoimenpiteitä. Psykologipalvelut ovat vapaaehtoisia ja asiakkaalla on aina mahdollisuus kieltäytyä tälle tarjottavista hoitotoimenpiteistä. Yrittäjällä on aina voimassa oleva potilasvakuutus.

Psykologipalvelu Mielenlaulussa asiakas hakeutuu hoitoon itse maksavana tai vakuutusyhtiönsä korvaamana. Itse maksava asiakas ei tarvitse lääkärin lähetettä, jonka vakuutusyhtiöasiakas yleensä tarvitsee. Asiakas voi varata etävastaanottokäynnin suoraan ajanvarauskalenterista tai ottamalla yhteyttä palveluntuottajaan sähköpostitse, tekstiviestitse tai puhelimitse. Koti- ja luontotapaamiset sovitaan erikseen. Hoito pyritään järjestämään viipymättä vapaiden aikojen, lomien ja työmatkojen sanelemissa puitteissa. Laadun varmistamiseksi lyhytinterventiot ja psykologin tutkimukset toteutetaan mahdollisimman yhtäjaksoisina prosesseina, mikä voi vaikuttaa niiden toteutumisajankohtaan. Mikäli asiakkaalle ei kyetä tarjoamaan hoitoa kohtuullisessa määräajassa tai yrityksen asiakkaaksi on jonoa, tästä kerrotaan asiakkaalle ja asiakkaan kanssa keskustellaan hänen vaihtoehdoistaan.

2.4 HENKILÖSTÖ

Yksinyrittäjänä toimiva Hilla Väyrynen tuottaa kaikki yrityksen palvelut itse ilman työntekijöitä tai alihankkijoita. Yrittäjä osallistuu säännölliseen työnohjaukseen ja huolehtii työkuormaansa hallinnasta siten, että laadukkaan hoidon edellytykset täyttyvät jokaisen asiakkaan kohdalla. 

2.5 TOIMITILAT JA VÄLINEET

Etäpalvelut toteutetaan ajantasaisella laitteistolla pääsääntöisesti kotiosoitteessa sijaitsevassa työhuoneessa. Etävastaanottojen aikaan huoneessa tai sen lähettyvillä ei ole muita henkilöitä ja ovi pidetään suljettuna. Myös tilanteissa, joissa etäpalvelu toteutetaan muualta kuin työhuoneelta (esim. tilapäinen matka), varmistetaan aina ehdoton yksityisyys. Internet-yhteyteen käytetään yrityksen omaa liittymää, jota ei jaeta ulkopuolisille.

Luontoavusteiset tapaamiset toteutetaan huhti-lokakuussa Akaan Toijalassa rauhallisella ja huolletulla julkisella ulkoilureitillä, josta voidaan poiketa metsäpoluille, kuitenkin aina turvallisen etäisyyden päähän. Hätätilanteessa alueelle on välitön pääsy autolla. Julkisessa ympäristössä voi tulla vastaan muita ulkoilijoita, mikä aiheuttaa rajatun tietoturvariskin. Siihen vastataan tilanteeseen sopivalla tavalla esim. kulkemalla metsäpolulle tai odottamalla ohikulkijoiden poistumista näkö- ja kuulopiiristä. Ulkona toteutettavien palveluiden kohdalla tulee huomata, ettei yksityisyyden suoja ole yhtä rikkumaton kuin sisätiloissa. Asiakkaan kanssa keskustellaan, minkälaisia asioita hän kokee turvalliseksi käsitellä eri ympäristöissä. Palveluntarjoaja vastaa siitä, että ammattieettisyys ja asiakas-/potilasturva toteutuvat luontoavusteisilla tapaamisilla.

Palveluntarjoaja vastaa myös kotikäynteinä toteutettavan toiminnan ammattieettisyydestä ja turvallisuudesta. Tapaaminen tulee voida toteuttaa yksityisesti ja kahdenvälisesti ilman muiden asukkaiden läsnäoloa (poislukien pienet lapset asiakkaan tilanteesta ja toiveista riippuen). Asiakkaan yksityisasunnon tai konsultoitavan organisaation toimitilan tilapäisistä järjestelyistä sovitaan tarvittaessa yhdessä esim. istumajärjestelyn tai yksityisyyden parantamisen osalta. Mikäli kotikäynnillä ilmenee selvä turvallisuusriski (esim. väkivallan uhka tai päihtymys), palvelua ei voida toteuttaa ja asiasta sovitaan asiakkaan kanssa. Palvelua ei myöskään voida toteuttaa kotikäyntinä silloin, kun asiakkaalla tai muulla asukkaalla on tartuntatauti.

Tartuntatautilain (1227/2016) 17 §:n mukaisesti palveluntuottajalla on oltava infektioiden torjuntasuunnitelma. Psykologipalvelu Mielenlaulussa noudatetaan THL:n ohjeiden mukaisia tavanomaisia varotoimia, kuten hyvää käsihygieniaa ja sairaana työskentelyn välttämistä. Toimintaan liittyvät riskitapahtumat kirjataan ylös ja huomioidaan omavalvontasuunnitelmaa päivitettäessä.

2.6 ASIAKAS- JA POTILASTIETOJEN KÄSITTELY JA TIETOSUOJA

Yrityksen asiakas- ja potilasrekisteri on salassa pidettävä ja potilassalaisuuden suojaama. Asiakkaalla on oikeus nähdä itseään koskevat kirjaukset ja pyytää niistä jäljennöksiä potilaslain (785/1992) 5 §:n sekä lain sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023) mukaisesti. Virheelliset merkinnät korjataan viipymättä. Mikäli ilmenee tietoturvaloukkaus, siitä ilmoitetaan asiakkaalle tai hänen lailliselle edustajalleen viipymättä. Asiakastietoja luovutetaan eteenpäin vain lakiin perustuvasta syystä tai asiakkaan kirjallisella suostumuksella. Yrityksen kotisivuilla julkaistussa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisessa rekisteri- ja tietosuojaselosteessa yrityksen tietojenkäsittelyn periaatteet ja käytännöt avataan seikkaperäisesti.

Palveluntuottaja toimii tietosuojavastaavana ja arkistonhoitajana. Hän vastaa tietoturvan organisoinnista, seurannasta ja valvonnasta sekä toimii käytettävien järjestelmien pääkäyttäjänä. Palveluntuottaja käsittelee ja kirjaa potilasrekisteriä koskevat tietopyynnöt ja tietoturvaloukkausepäilyt. Vakavista tietojärjestelmäongelmista ilmoitetaan järjestelmätoimittajille ja tarvittaessa Valviralle tietoturvasuunnitelman mukaisesti.

Jos tapahtuu asiakas- ja potilasturvallisuutta vaarantava tilanne, jota yrittäjä ei pysty korjaamaan, hänellä on velvollisuus ilmoittaa siitä valvontaviranomaisille. Väkivaltatilanteet pyritään ehkäisemään ennalta, mutta tarvittaessa voidaan kutsua paikalle poliisi. Asiakas- ja potilasturvallisuutta heikentävät epäkohdat toiminnassa tai laitteistossa korjataan välittömästi. Epäkohtien korjaaminen on yrittäjän vastuulla.

Psykologipalvelu Mielenlaulu ei käytä digitaalisia potilastietojärjestelmiä eikä vie kirjauksia Kantaan. Potilasrekisteriä ja kirjauksia säilytetään yksityisillä, suojatuilla sähköisen ja manuaalisen kirjauksen järjestelmillä yrittäjän toimitilassa lain ja määräysten edellyttämällä tavalla. Säilytystila on lukittu ja valvottu eikä ulkopuolisilla ole sinne pääsyä. Sähköinen tietoturva varmistetaan mm. salatuilla kovalevyillä, palomuureilla ja salasanoilla.

Yritys käyttää tietoturvallista Protonmail-sähköpostipalvelua ja ohjeistaa asiakkaita välttämään arkaluontoisten asioiden käsittelyä sähköpostitse. Videotapaamiset toteutetaan terveydenhoidon palveluntarjoajille kehitetyllä, tietoturvallisella doxy.me-alustalla. Ajanvaraukseen ja laskutukseen käytetään Valviran hyväksymää Vello Solutions Oy:n Vello-alustaa, jossa käsitellään vain asiakashallinnan päätehtävien kannalta tarpeellisia yhteystietoja.

3. OMAVALVONNAN RISKIENHALLINTA

3.1 PALVELUYKSIKÖN RISKIENHALLINNAN VASTUUT, RISKIEN TUNNISTAMINEN JA ARVIOIMINEN 

Riskienhallinnasta vastaa yksinyrittäjänä toimiva Hilla Väyrynen. Riskienhallinta kattaa toiminnan kaikki osa-alueet, mukaan lukien asiakas-/potilasturvallisuuden, tietosuojan ja tietoturvan, kotikäyntien ja luontoavusteisten tapaamisten erityispiirteet, etäpalveluiden teknisen toimivuuden sekä yrittäjän työkyvyn ja jaksamisen turvaamisen. Riskien tunnistaminen on jatkuvaa ja perustuu ammatilliseen arvioon sekä toiminnassa havaittuihin tilanteisiin. Riskiarvio tehdään säännöllisesti vähintään neljän kuukauden välein omavalvontasuunnitelman tarkistuksen yhteydessä ja aina, kun tarve ilmenee tai toimintaan tulee merkittäviä muutoksia.

3.2 RISKIENHALLINNAN KEINOT JA TOIMINNASSA ILMENEVIEN EPÄKOHTIEN JA PUUTTEIDEN KÄSITTELY

Riskien ehkäisemiseksi ja hallitsemiseksi käytetään seuraavia keinoja: tietosuojan varmistaminen salatuilla järjestelmillä ja käyttöoikeuksien rajaamisella; asiakkaan yksityisyyden turvaaminen myös kotikäynneillä ja luontoavusteisissa tapaamisissa sopivin järjestelyin; THL:n ohjeiden mukaisten tavanomaisten varotoimien noudattaminen tartuntatautien torjumiseksi; palvelun keskeyttäminen tilanteissa, joissa asiakkaan tai ammattilaisen turvallisuus vaarantuu (esim. väkivallan uhka, päihtymys); sekä oman työkuorman hallinta, säännöllinen työnohjaus ja lomapolitiikka jaksamisen turvaamiseksi. Tietoteknisissä häiriöissä käytetään vaihtoehtoisia yhteydenpitotapoja, kuten puhelinta. Epäkohdat ja puutteet korjataan viipymättä ja niistä pidetään kirjaa. Mikäli yrittäjä ei voi itse korjata asiakas-/potilasturvallisuutta vaarantavaa tilannetta, hänellä on velvollisuus ilmoittaa siitä asianomaisille viranomaisille.

3.3 RISKIENHALLINNAN SEURANTA, RAPORTOINTI JA OSAAMISEN VARMISTAMINEN

Riskienhallinnan toteutumista seurataan osana päivittäistä toimintaa, asiakaspalautetta ja omavalvontasuunnitelman säännöllistä tarkistusta. Mahdolliset poikkeamat ja vaaratilanteet dokumentoidaan ja käsitellään siten, että niistä voidaan oppia ja estää vastaavat tilanteet tulevaisuudessa. Riskienhallinnan kehittämistarpeet huomioidaan välittömästi toiminnassa sekä kirjataan omavalvontasuunnitelmaan päivitysten yhteydessä. Yrittäjä ylläpitää omaa osaamistaan osallistumalla säännöllisesti koulutuksiin ja työnohjaukseen, seuraamalla akateemista tutkimusta sekä alan ohjeistuksia ja lainsäädäntöä ja päivittämällä toimintatapojaan niiden mukaisesti.

4. OMAVALVONTASUUNNITELMAN TOIMEENPANO, JULKAISEMINEN, TOTEUTUMISEN SEURANTA JA PÄIVITTÄMINEN

4.1 TOIMEENPANO

Psykologipalvelu Mielenlaulu on sitoutunut jatkuvaan omavalvontasuunnitelman mukaiseen toimintaan. Hilla Väyrynen on laatinut omavalvontasuunnitelman ja vastaa sen toimeenpanosta.

4.2 JULKAISEMINEN, TOTEUTUMISEN SEURANTA JA PÄIVITTÄMINEN

Omavalvontasuunnitelma julkaistaan yrityksen nettisivuilla osoitteessa www.mielenlaulu.fi, jossa se on julkisesti nähtävillä. Mikäli palveluissa, niiden laadussa ja asiakas-/potilasturvallisuudessa tapahtuu muutoksia, päivitetään ne omavalvontasuunnitelmaan viipymättä. 

Omavalvontasuunnitelman ajantasaisuudesta ja päivittämisestä vastaa Hilla Väyrynen. Omavalvontasuunnitelman toteutumista seurataan säännöllisin väliajoin ja seurannassa havaitut puutteellisuudet korjataan. Yrittäjä vastaa mahdollisista ongelmatilanteista normaalina työaikana.